W miarę postępu technologicznego i ewolucji w podejściu do wykonywania zawodu coraz większą popularność zyskuje praca zdalna. Przedsiębiorstwa na całym świecie zaczynają dostrzegać korzyści płynące z tego modelu działania, szczególnie w świetle pandemii COVID-19, która zainicjowała znaczące przemiany w metodach pracy. W Republice Czeskiej również obserwuje się wzrost znaczenia pracy zdalnej, która eliminuje potrzebę fizycznej obecności pracownika w biurze.
Czym jest praca zdalna?
Pierwszy etap dotyczy zrozumienia, co oznacza termin praca zdalna w kontekście prawnym Republiki Czeskiej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym kraju praca zdalna jest możliwa, gdy pracownik wykonuje swoje zadania poza fizyczną lokalizacją firmy, korzystając z zaawansowanych technologii komunikacyjnych. To oznacza, że pracownik ma możliwość realizowania swoich zadań zawodowych z domu lub innego miejsca, gdzie ma dostęp do internetu, co jest równoznaczne z połączeniem z pracodawcą online. Alternatywną nazwą dla tego sposobu pracy jest telepraca.
Główną przyczyną, dla której przedsiębiorstwa decydują się na wdrożenie modelu pracy zdalnej, jest obserwowany wzrost wydajności i produktywności pracowników. Dzięki możliwości elastycznego planowania swojego czasu pracy pracownicy często wykazują większe zaangażowanie i zadowolenie z wykonywanych obowiązków. Dodatkowo telepraca pozwala na redukcję kosztów operacyjnych firm, na przykład związanych z wynajmem przestrzeni biurowej czy innymi opłatami, które są nieodłącznym elementem utrzymania tradycyjnego miejsca pracy.
Wymogi prawne pracy zdalnej w Czechach
Warto mieć na uwadze, że wprowadzenie pracy zdalnej wiąże się z różnorodnymi wyzwaniami oraz wymaga przestrzegania określonych regulacji prawnych. W Czechach przepisy regulujące tę formę zatrudnienia są zapisane w Kodeksie pracy. Zgodnie z tymi zasadami pracodawcy są zobowiązani do sporządzenia umowy o pracę w formie pisemnej, która określa detale dotyczące organizacji pracy zdalnej, w tym między innymi ustalone godziny pracy, poziom wynagrodzenia czy zakres obowiązków pracownika. Ponadto na pracodawcy ciąży obowiązek dostarczenia pracownikowi niezbędnych narzędzi i technologii, które umożliwiają wykonywanie zadań zawodowych z domu. Ważnym aspektem jest także zagwarantowanie bezpieczeństwa przetwarzanych danych i zachowanie tajemnicy informacji związanych z wykonywaną pracą. Oznacza to konieczność wdrożenia odpowiednich środków technicznych i przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych.
Ponadto prawo pracy w Czechach zapewnia pracownikom zdalnym równouprawnienie z osobami pracującymi w tradycyjny sposób w kwestii odpoczynku i wolnego czasu. Osoby pracujące z domu mają zagwarantowaną określoną liczbę godzin pracy w ciągu dnia i tygodnia, a także prawo do wypoczynku w formie urlopu płatnego. Jest to kluczowe, aby zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mieli świadomość obowiązujących regulacji i odpowiednio się do nich stosowali.
Regulacje dotyczące pracy zdalnej za granicą
Zasadniczą koncepcją wypracowaną w ramach Umowy Ramowej jest ustalenie nowego przepisu, zgodnie z którym prawo obowiązujące w państwie, gdzie zlokalizowana jest siedziba pracodawcy, będzie stosowane pod warunkiem, że czas spędzony na pracy w tym kraju przez ubezpieczonego nie jest mniejszy niż 50% jego całkowitego czasu pracy (to znaczy, że ubezpieczony spędza co najmniej połowę lub większość swojego czasu pracy w kraju, w którym zatrudniony jest przez pracodawcę). W sytuacji, gdy ubezpieczony wykonuje pracę dla wielu pracodawców, za punkt odniesienia będzie brany pod uwagę łączny czas pracy u wszystkich pracodawców.
Obecnie nie jest jasno określone, jaki okres powinien być brany pod uwagę przy ustalaniu, czy spełniony jest wymóg 50% czasu pracy w kraju siedziby pracodawcy (czy będzie to rozliczane tygodniowo, miesięcznie, czy rocznie). W praktyce należy również sprawdzić, jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie podchodzić do takich kwestii jak ciągłość pobytu w jednym kraju przez określony czas czy różne okresy pracy między dwoma krajami.
Kogo dotyczą przepisy Umowy Ramowej?
Przepisy wynikające z Umowy Ramowej mają zastosowanie do osób, które spełniają warunki określone w art. 16 ust. 1 Rozporządzenia 883/2004, pod warunkiem że zarówno miejsce zamieszkania ubezpieczonego, jak i siedziba pracodawcy znajdują się w krajach będących stronami nowych porozumień.
W praktyce przepisy te mają znaczenie dla osób, które w wyniku wykonywania pracy zdalnej z zagranicy podlegałyby pod prawo kraju zamieszkania (ze względu na spełnienie kryterium istotnej części pracy, czyli powyżej 25% w kraju zamieszkania), które są zatrudnione przez jednego bądź więcej pracodawców mających siedzibę lub prowadzących działalność gospodarczą w innym państwie będącym stroną porozumienia.
Regulacje dotyczące pracy zdalnej z innych krajów
Polska zatwierdziła Umowę Ramową dnia 29 czerwca 2023 roku za pośrednictwem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, co skutkowało wprowadzeniem przepisów w życie od 1 lipca 2023 roku. Umowa pozwala na stosowanie jej postanowień w relacjach między Polską a innymi państwami, które również ją podpisały, w tym między innymi Austrią, Belgią, Chorwacją, Czechami, Francją, Finlandią, Hiszpanią, Holandią, Liechtensteinem, Luksemburgiem, Maltą, Niemcami, Norwegią, Portugalią, Słowacją, Szwajcarią i Szwecją.
Proces aplikacyjny dotyczący Umowy Ramowej
Aby skorzystać z nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej poza granicami kraju, konieczne jest złożenie wniosku, który umożliwi uzyskanie certyfikatu A1. Wniosek taki, czy to ze strony pracodawcy, czy osoby ubezpieczonej, powinien zostać dostarczony w odpowiedniej instytucji w kraju, w którym pracodawca jest zarejestrowany (a zatem prawo tego kraju ma zastosowanie), już po wejściu w życie tych ustaleń. Instytucja ta ma możliwość potwierdzenia objęcia pracownika lokalnym systemem ubezpieczenia społecznego na okres nie dłuższy niż trzy lata.
W razie jakichkolwiek zmian w okolicznościach konieczne jest natychmiastowe poinformowanie kraju, który wydał certyfikat A1, o zmianie tych okoliczności (w celu oceny, czy zaświadczenie powinno zostać przedłużone).
Co w praktyce oznaczają regulacje dotyczące pracy zdalnej za granicą?
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia 883/2004 dotyczącego pracy wykonywanej jednocześnie w więcej niż jednym państwie członkowskim możliwe jest zachowanie statusu ubezpieczonego w państwie, w którym znajduje się pracodawca, pod warunkiem że pracownik nie realizuje istotnej części swoich obowiązków (co najmniej 25%) w kraju swojego zamieszkania.
Nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej z innych krajów mogą ułatwić uzyskanie certyfikatu A1 na mocy art. 16 Rozporządzenia 883/2004, co ułatwi pracodawcom aranżacje dotyczące pracy zdalnej, eliminując niektóre z obciążeń administracyjnych, np. konieczność rejestracji w obcych systemach ubezpieczeń społecznych, pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów.
Należy zaznaczyć, że postanowienia Umowy Ramowej nie eliminują możliwości zawierania indywidualnych porozumień w oparciu o art. 16 ust. 1 Rozporządzenia 883/2004 dla konkretnych przypadków pracowników, którzy nie mieszczą się w zakresie stosowania Umowy Ramowej. Pozwala to na negocjowanie szczególnych porozumień w sytuacjach, które są w interesie ubezpieczonego, aby zachować go w systemie ubezpieczeń wybranego kraju.
